Güvenlik hizmetinde raporlamanın önemi
Neden Güvenlik Hizmeti Raporu Hazırlanmalıdır?
Çoğu durumda, güvenlik bir maliyet merkezi olarak görülür. Günümüzde de artık işletmeler her zamankinden daha fazla maliyet duyarlı halde.
Bu durum, fiyattan ziyade hizmet kalitesi konusunda rekabet eden güvenlik şirketlerinin hem satış hem de hizmet süresince periyodik olarak sunulan hizmetin değerinin en iyi şekilde iletilmesi gerektiği anlamına gelir.
Güvenlik Hizmeti Raporunun devreye girdiği nokta ise burasıdır; bu rapor özet ve detaylı olmak üzere sunulabilir olmalıdır.
Güvenlik Hizmeti Raporu nedir?
Bir Güvenlik Hizmeti Raporu, işletmenin aldığı güvenlik hizmetinin kalitesini anlamasına yardımcı olur. Doğru bir şekilde yapıldığında rapor, güvenlik şirketinin operasyonu ile ilgili veri ve iç görü sağlamalıdır.
Bir Güvenlik Hizmeti Raporu, her şirket ve içerik için farklılık gösterebilir. Ancak hizmet kalitesini gösterecek rapor 3 öğeyi içermelidir:
-
Rutin alınan önleyici tedbirler: Buna tüm tesis kontrol görevleri, görüşmeler/toplantılar/temaslar, denetmen ziyaretleri, yerinde eğitim ve güvenlik ekibinin işletmeye değer katmak için yaptığı her şey dahildir.
-
Risk tespit edilen her türlü durum/aktivite: Açık bırakılan kapılar, kayma/tökezleme/düşme tehlikeleri, yanmayan aydınlatmalar veya arızalı musluklar, mesai sonrası tesis kullanımı vb. Bunlar müşterinizi anında arayacağınız konular değil, ancak özet raporda not edilmesi gereken önemli tespitlerdir.
-
Meydana gelen tüm olaylar: Bu konu çok açık; tesiste meydana gelen her türlü güvenlik olayı rapora dahil edilmelidir.
Peki bu raporlar müşteriler ile yürütülen iletişim sürecinde neden standart olarak kullanılmalıdır?
- Hizmet Kalitesinin ve Sağlanan Değerin İspatı
Bir güvenlik hizmeti raporu oluşturmak, şirketinizin sağladığı güvenlik hizmetlerinin kalitesini kanıtlamak için çok önemlidir.
Rapor edilen vakalarda/risklerde bir azalma olduğunda, müşterilerinizin bütçeyi veya hizmet saatlerini azaltmasını isteyeceğiniz son şey olur. Bu nedenle, sağlanan hizmet ile olaylardaki azalma arasındaki ilişkiyi göstermek önemlidir. Diğer bir deyişle, verilen güvenlik hizmeti sonucu olayların/risklerin azaldığı veya ortadan kalktığı ortaya konulmalıdır.
Dolayısı ile güvenlik hizmeti için ayrılan bütçenin ne şekilde verimli ve faydalı kullanıldığı gösterilmelidir.
- Genel Görünüm
Güvenlik hizmeti raporu, özellikle de özet olarak sunulduğu zaman, müşterilerinize değerli bir kaynak olarak güvenlik hizmetinde büyük resmin gösterilmesini sağlar.
- Referansları ve Yeni İşi Güçlendirmek
Kaliteli raporlar, müşteri ilişkilerini güçlendirecektir ve güven sağlayacaktır.
Bu raporlarla zaman içinde güvenilirliği ve etkinliği kanıtladığına, müşterilerin büyük olasılıkla raporu sunan firmayı meslektaşlarına/çevresine yönlendirecek ve gelecekteki teklif süreçlerinde
Raporlar, yalnızca günlük faaliyetlerin ayrıntılarını göstermek değil, aynı zamanda uzun vadeli sonuçlara genel bir bakış sunarak hizmetinizi sergileme fırsatı olarak görülmelidir.
Aylık olarak iletilen bir Güvenlik Hizmeti Raporu, müşteriye güvenlik ekibinin günlük işleyişine ilişkin bir bakış açısı sunar. Bu şeffaflık düzeyi, hizmette öne çıkmanın ve elde tutmayı artırmanın yollarından bir tanesidir.
Özetle
Güvenlik hizmeti sağlayıcı olarak en iyi güvenlik firması olarak neler sunulabildiğini ölçülebilir verilerle müşteriye göstermek, sunulan hizmetin altının nasıl doldurulduğunu somut olarak paylaşmak gereklidir. Bunu içinde güvenlik hizmeti raporu çok gereklidir; çünkü bu raporla şunları yapılabilmektedir;
-
Hizmetin değeri ve kalitesi kanıtlayabilir,
-
Güvenlik ekibinin yaptığı faaliyetlerin genel görünümünü gösterebilir,
-
Müşteriye, yöneticiler ve iş arkadaşları ile paylaşılması kolay, ölçülebilir veriler verebilir.
Gökhan Usta
Güvenlik Süreçleri ve Kalite Müdürü
