Kolektif Yalın Organizasyonlar
2. Dünya Savaşı’ndan sonra oluşan sosyal ve ekonomik çöküşün etkilerinin bıraktığı izler çok derindir. Bu etkilerden kurtulmak için birçok kurum, kuruluş ve bilim insanı çeşitli modeller ve kuramlar geliştirmişlerdir.
Bu kavramlardan günümüze gelebilen ve etkisini her geçen gün arttıran bir kuram da Yalın Üretim Kavramıdır. Taiichi Ohno tarafından geliştirilen ve Toyota’da uygulamaya konulan yalın üretim kavramı, hizmet sektöründe de uygulanabilen, işletmenin verimli çalışmasını sağlayan ve gelişime en açık bir yönetim yaklaşımıdır. Bütünsel bir yönetim yaklaşımıdır ve işletmelerin iş dünyasında ve operasyonlarında katma değerin önemini üstün kılar. Katma değeri yüksek olan faaliyetlerin ve hizmetlerin desteklenip geliştirilerek işletmenin bu faaliyetlere odaklanmasına ve katma değeri düşük faaliyetlerden uzaklaşmasına veya yeniden yapılandırmasına imkân tanıyan sürekli gelişime açık bir yönetim yaklaşımıdır. Kolektif yalın organizasyonlar ise, kolektif bir amaç doğrultusunda kolektif bir yeni bilinç/iş düzeni altında elbirliği ve yardımlaşma ile rekabet gücünü yükseltecek katma değeri yüksek faaliyetler ve hizmetlerle odaklanmayı ve iç/dış müşterilerin sürekli değişen istek, gereksinim ve beklentilerini karşılamayı sağlamayı hedef edinen yalın organizasyonlardır.
Yalın Organizasyonlar
Yerel ve global ekonomik, sosyal, kültürel, politik değişimler ve trendler, müşterilerin istek, beklenti ve gereksinimlerinin değişmesine neden olmaktadır. Bunların işletmeler tarafından karşılanması ve müşterinin sadık bir müşteri profiline dönüşmesi her geçen gün daha da zorlaşmaktadır. Özellikle fayda-maliyet dengesinden uzaklaşmadan, kaliteden ödün vermeden hedeflerin gerçekleştirmesi işletmeler için ya içinden çıkılması zor bir gerileme sürecine girmelerine, artan maliyetlere, gereksiz ve verimsiz hizmet alanlarına girmelerine ve odaklarını kaybetmelerine neden olmaktadır. Öte yandan, başarılı işletmeler ise, sistematik ve sürekli olarak gelişim programları uygulayarak süreçlerini, çalışanlarını ve dijital dünyasını geliştiren işletmelerdir. Bu işletmeler, hizmet süreçlerinin kalitesini ve müşteri odaklı olmasını iyileştirebilmek için müşteri değerlerine ve değer akışlarına odaklanmaktadırlar. Değer akışı yönetimi, sadece yöneticilerin aldığı kararlara göre değil, iş süreçlerine ve bu iş süreçlerinin operasyonel verimliliğine ve etkinliğine göre yapılır. Değer yaratmayan faaliyetler, geliştirmeye açık alanlardır. Bu kapsamda, süreçler geliştirilerek verimliliği iyileştirilir veya tamamen o sürece son verilir. İşletme, güçlü olduğu alanlara odaklanır. Böylece, operasyonel maliyetlerin düşerken katma değerli hizmet ve faaliyetlerin yüksek getirisi ile işletmenin karlılığının artması ve müşterilerinin memnun olup tutunması sağlanır. Yalın yönetim yaklaşımına sahip işletme, müşterinin istediği değere göre operasyonel süreçlerini inşa eder, hizmet değer akışının belirlenmesi, geliştirmesi ve sürekli hale getirilmesi için gerekli yapılara sahip olması için gelişir. İşletmeler, “Gösterişsiz, süssüz, sade”, temel amaca yönelik, asıl işleve odaklanmış yönetim yaklaşımı ile, gereksiz tüm faaliyet ve çalışmalardan kurtularak asıl faaliyet ve hizmetlerine odaklanarak başarılı olmayı ve bunu yaparken de minimum kaynak kullanımı ile yapmayı hedefler. Böylece işletme, kaynak ve işgücü kıtlığı yaşasa bile, içinde bulunduğu pazar veya pazarlarda ekonomik daralmalar ve krizler olsa bile, başarılı olabilir.
Kolektif Yalın Organizasyonlar
Günümüzde artan rekabet koşulları ve hızlı değişen trendler/maliyetler, yalın organizasyonların kolektif bir iş yapış şekli ve zihin yapısı ile çalışmasını gerektirmektedir. Süreçlerin ve süreçlerin sürekli geliştirilmesinin ön planda olduğu kolektif yalın organizasyonlarda, işletmeler asıl faaliyetlerine odaklanırken, tüm çalışanlar tek bir ekip halinde işletmesinin rekabet gücünü artıracak ve katma değer sağlayacak hizmetler ve faaliyetlerin başarılı olması için iş birliği içinde çalışır ve bir takım halinde bu alanlarının sürekliliğinin sağlanması için gayret eder. En zayıf olduğu yönlerini belirler ve elbirliği ile bunların üstesinden gelerek gelişir. Çalışanlar, bu gelişime ayak uydurmak için yeni yetkinlikler kazanmaya başlar ve gelişir. İşi yapan personel ile yöneten birbirine mümkün olduğunca yaklaşır. Yapılacak iş ve faaliyet, ortak bir amaç altında bir ekip çalışması ile yapılır ve yapılırken her aşamasında ilgili taraflara yalın, sade ve sürekli bilgi verilir. Karar süreci, bireysel değil kolektiftir ve işletmenin çıkarlarına, hedeflerine, iç ve dış müşterilerin beklentilerine göre şekillenir. Bu nedenle, işgücü süreçleri esnektir, karar mekanizması hızlı ve durumsaldır. Müşteri değerine ve bu değer akışında müşterinin anlık ihtiyaç ve taleplere cevap verecek şekilde tasarlandığı için müşteri merkezlidir ve rekabetçidir çünkü değerler, müşteri değerlerine göre dizayn edilmiş, kolektif bir zihin ile iş birliği ile verilen hizmetlere ve yapılan faaliyetlere aktarımı sağlanmış ve müşteriye beklediği değerin akışının sağlanması ve bu değer akışının da minimum maliyetle gerçekleştirilmesi için gerekli geliştirmeler yapılmıştır.
Kolektif Yalın Organizasyonlarda Gelişim ve İş birliği
Kolektif yalın işletmeler, değişime olan ihtiyaçlarını belirleyerek, üst yönetimin de desteği ile belirlenen mücadele alanlarında başarılı olmak için gelişimi planlar. Çalışanlarını motive erek kolektif bir bilinç oluşmasına ve gelişimi sahiplenmesini sağlarlar. Gerekli rolleri belirlerler ve yetkinliklerinin, takım olarak çalışmalarının ve yardımlaşma kabiliyetlerinin artması için gerekli çalışma ve faaliyetleri yürütürler. Son olarak da israf ortadan kaldırarak, gereksiz ve katma değeri olmayan süreçlerden kurtularak, yetkin oldukları süreçlere odaklanır, katma değerini arttırmaya ve sürekli olmasına çalışır ve iç/dış müşterilerine sürekli olarak akmasını elbirliği ile nasıl yapacaklarını planlar ve iş birliği ile birbirlerini bilgilendirerek icra ederler. Yardımlaşma, çok fonksiyonlu ve çok yönlü ekipler olmalarına imkân tanır. Bilgi sistemleri ve dijital dünyaları ile etkili bir şekilde, zaman israfını ve mükerrer çalışmaları verdiği israfların önüne geçerek, hedefin gerektirdiklerini yaparak güçlenirler. Hedef dışındaki gereksiz faaliyetlerle uğraşmaz, zaman ve kaynak israfından kaçınırlar. Bireysel başarı ve başarısızlıklar yerini takım/ekip başarısı ve başarısızlığı alır. İşletme içinde sürekli öğrenme, birbirini destekleme ve "Birimiz hepimiz için, hepimiz birimiz için" felsefesi ile çalışırlar.
Alp Karabaş | Stratejik Değişim Yönetim Koordinatörü
